Virtualni trezor: Zaščita digitalnih dokumentov z geslom

Preden začnete tiskati, imate svoj dokument shranjen v digitalni obliki, kot je datoteka Word, Pages ali Excel ali datoteka PDF. Ogledali si bomo, kako preprosto povečati varnost svojih dokumentov neposredno v aplikacijah Pages, Numbers in Word, Excel ali PDF. Vsak izmed nas se pri delu z računalnikom ali mobilnim telefonom sreča s pisarniškimi aplikacijami za ustvarjanje in urejanje dokumentov. Včasih delimo te dokumente, včasih pa moramo dokumente zaščititi pred nepooblaščenimi rokami in njihovo vsebino pokazati le določeni osebi. Če upravljamo občutljive podatke v dokumentih, bi jih morali še toliko bolj zavarovati. Podjetja imajo pogosto zelo dobro zavarovano omrežje, računalnike in tiskalnike, kljub temu pa nekateri dokumenti pridejo v nepooblaščene roke prav v digitalni obliki in so brez vsaj osnovne zaščite z geslom. Tovrstno varovanje je preprosta zadeva, ki jo lahko uporabnik (lastnik dokumenta) izvede z nekaj kliki.

vir: pixabay

Kako z geslom zaščititi dokumente MS Office Word in Excel?

Med najpogosteje uporabljenimi digitalnimi dokumenti sta besedilni Word in preglednica Excel. Vse datoteke iz zbirke Microsoft Office pa lahko zaščitite z geslom. Če uporabljate operacijski sistem Windows in imate nameščen Microsoft Office ali Office365, odprite besedilni dokument Word, ki ga želite zaščititi z geslom.

Pojdite na zavihek Datoteka in kliknite Informacije . Odpre se meni, kjer najdete Varen dokument . Ko kliknete na ikono s to oznako, se prikaže meni z več možnostmi za spremembe v dokumentu. Poleg Šifriraj z geslom , ki nas zanima, boste tam našli: Odpri samo za branje, omejite urejanje, dodajte nevidni digitalni podpis in označite dokument s statusom končne različice.

Po kliku Zavaruj z geslom in kliku Šifriraj z geslom se odpre okno Šifriranje dokumenta s prazno vrstico za vnos gesla. To geslo šifrira vsebino dokumenta. Zdaj samo potrdite OK in znova potrdite geslo OK. Pomembno je, da si zapomnite geslo za odpiranje dokumenta.

Na enak način lahko izbrišete geslo in odšifrirate dokument. Ko odprete dokument, boste pozvani k vnosu gesla. Ponovno greste skozi prejšnji postopek, izbrišete geslo in potrdite OK .

Enako metodo lahko uporabite za MS Office Excel ali PowerPoint.

Kako z geslom zaščititi dokumente Pegas in Numbers za MacOS ali iOS?

znotraj aplikacije Pages ali Numbers , ki sta del pisarniškega paketa iWork za MacOS ali iPadOS in iOS. Dokumentu lahko dodelite geslo, tako da lahko dokument odprejo samo pooblaščene osebe, ki poznajo geslo. Geslo je seveda lahko sestavljeno iz poljubne kombinacije številk, črk in znakov, ki jih tipkovnica podpira.

V napravi MacOS odprite aplikacijo Pages in izberite Datoteka ter nastavite geslo . Če je vaša naprava nastavljena na biometrijo, se prikaže sporočilo "zapomni si geslo v obesku za ključe". Na ta način, tudi če imate geslo za dokument, lahko sami odprete dokument preprosto z Touch ID. Geslo lahko tudi spremenite ali prekličete. Samo izberite datoteko in jo spremenite.

Če v iPhonu uporabljate Face ID ali Touch ID, jih lahko uporabite za odpiranje dokumentov, zaščitenih z geslom.

Geslo lahko nastavite v nekaj korakih. V napravi odprite aplikacijo Pages in kliknite Možnosti dokumenta ter Nastavi geslo in Končano . Na enak način lahko spremenite ali izbrišete svoje geslo. Seveda morate vnesti dano geslo, da ga spremenite.

Če spremenite geslo, bo veljalo le za trenutno različico in ne za tisto, ki ste jo nekomu že poslali.

Kako šifrirati dokumente PDF v programu Adobe Acrobat ali na spletu?

Če najpogosteje uporabljate program ali aplikacijo PDF Editor, je ta v zavihku za zaščito dokumentov in obstaja več možnosti. Poleg skrivanja dokumenta, časovnika za ogled dokumenta, obstaja funkcija Zaščita dokumenta z geslom. Ne glede na to, za kateri program ali aplikacijo gre, je ta način zaščite skoraj vedno na voljo z urejevalnikom PDF. To ne velja za Reader Pdf, aplikacije in programe, ki v osnovni različici samo berejo in brskajo po dokumentih pdf.

Ker je najbolj znan program za PDF Adobe Acrobat, si bomo ogledali, kako šifrirati dokument PDF v njem.

Izberite datoteko in na desni boste našli funkcijo za zaščito, kjer je možnost zaščite z geslom. Vpišeš geslo, potrdiš in to je to. Če nimate različice programa, v kateri je takšna funkcija, lahko PDF dokument shranite kot Wordov dokument in ga zaščitite z geslom ali uporabite spletno metodo. Upoštevati ga morate glede na vrsto dokumenta. Še posebej, če gre za preveč občutljive podatke, za katere ne bi želeli, da bi pricurljali nekje na omrežju.

Če želite zaščititi svoj dokument in ga deliti s komer koli, ki ga bo odprl z geslom in samo on in nihče drug, je to dober način. Zavarujte dokument z geslom.