Mobilni tisk v podjetju

Sodobno podjetje uporablja vse razpoložljive in učinkovite načine za povezavo s pisarno od koder koli, kjer je na voljo internet. Ne samo od doma, ampak zdaj tudi na cesti. To pomeni, da za povezavo uporabljate svoj mobilni telefon, tablični računalnik ali prenosni računalnik. Prenosna mobilna naprava je danes najbolj priljubljeno delovno orodje. Mobilni telefon je postal najbolj razširjena naprava za delovne namene. Podjetja so tako v položaju, ko zaposlenim omogočijo oddaljeni dostop do podatkov podjetja in seveda tiskanje. In to je vir vprašanj o tem, kako pravilno in varno izvajati mobilno tiskanje za vaše zaposlene.

Oglejmo si prednosti in kako najučinkoviteje uporabljati mobilno tiskanje in dostop iz mobilnih naprav do tiskalne infrastrukture podjetja ter kakšna so varnostna tveganja. Če obstajajo tveganja, obstajajo tudi načini, kako jih preprečiti in ustvariti varno in učinkovito mobilno tiskanje za podjetje.

V preteklosti je bilo tiskanje iz mobilnih naprav težavno,  predvsem pa naprave (BYOD) so predstavljale težave ne le s povezljivostjo, ampak tudi z varnostjo. Danes imamo mobilne telefone, v katerih pišemo, urejamo in celo podpišemo dokument. Tudi povezljivost ni težava, morda pa je največja težava zanesljiva začetna implementacija uvedbe mobilnega tiskanja in varnost. Ustvariti varno rešitev z učinkovitim rezultatom.

BYOD (Bring Your Own Device) je izraz, ki pomeni, da zaposleni uporabljajo svojo napravo v poslovnem okolju za delovna opravila. Lahko je mobilni telefon, tablični računalnik, prenosni računalnik. To povečuje zahteve po varnostnih politikah.

vir: canva

Kaj je mobilno tiskanje?

Mobilno tiskanje je vsaka tehnologija, ki omogoča tiskanje dokumentov iz mobilnih naprav (kot so pametni telefoni in tablični računalniki) brez potrebe po fiksnem računalniku kot sklopki. Ta rešitev je hitrejša in učinkovitejša od pošiljanja dokumentov po e-pošti. To veste, ko si pošljete e-poštno sporočilo, da ga lahko natisnete. Podprta aplikacija za upravljanje tiskanja v mobilnih napravah je bistvenega pomena, tako da lahko dostopate do vseh običajnih funkcij tiskanja. To je praktična rešitev za mobilno in hibridno delovno silo.

Uvedba mobilnega tiskanja

Mobilna aplikacija za tiskanje

Ta metoda omogoča tiskanje s tiskalnikom neposredno iz pametnega telefona ali tabličnega računalnika. Naprava in tiskalnik morata biti v istem omrežju. Preprosto ga izberite v mobilni aplikaciji.

Mobilno tiskanje s strežnikom

Tiskalno posel ni poslan neposredno v tiskalnik, temveč v tiskalniški strežnik in od tam v tiskalnik. Tako lahko dokument pošljete v tiskanje in ga prevzamete v katerem koli razpoložljivem tiskalniku. Ima dve prednosti. Prvi je, da vam ni treba vnaprej iskati ali izbrati določenega tiskalnika. Tiskalno opravilo preprosto pošljete v tiskalniški strežnik, ki ga po potrebi pošlje enemu od povezanih tiskalnikov. Druga prednost je, da se vam ni treba povezati z istim omrežjem kot tiskalnik.

Tiskanje v oblaku z mobilno napravo

Ta metoda deluje podobno kot mobilno tiskanje s strežnikom, le s to razliko, da strežnik ni nameščen v podjetju. Dokumenti se pošljejo na oddaljeni strežnik v oblaku.

Guest Print

Ta način podpira mobilno tiskanje s strežniško rešitvijo in tiskanje v oblaku. Gostom in obiskovalcem omogoča tiskanje iz njihovih mobilnih naprav, hkrati pa zagotavlja varnost infrastrukture za tiskanje podjetja. Je idealna rešitev za hotele, knjižnice, šole.

Kako zgraditi varno infrastrukturo za mobilno tiskanje?

Pri ustvarjanju varnega mobilnega tiskanja in okolja BYOD se je pomembno, da se osredotočite na varne poteke dela, združljivost in preprostost uporabe.

Izbira prave naprave

Če želite omogočiti mobilno tiskanje, morate izbrati tiskalnike v oblaku, ki podpirajo običajne mobilne protokole, kot so IPP, LPD in LPR. Izberite tiskalnike, ki podpirajo varno tiskanje.

Ustrezna programska oprema za upravljanje mobilnega tiskanja

Z zagonom mobilnega tiskanja prek ustrezne programske opreme pridobite nadzor nad upravljanjem, kdo lahko tiska in katere naprave je mogoče uporabljati. To vam omogoča uvajanje gonilnikov v naprave BYOD, upravljanje nadzora dostopa uporabnikov in izvajanje varnega tiskanja.

Glavno pravilo: varno omrežje

Vaše omrežje potrebuje večplastno varnost. Začnite z nastavitvijo ločenega omrežja Wi-Fi za goste, ki zaposlenim omogoča tiskanje v varnem omrežju s preverjanjem pristnosti s šifriranjem WPA3 ali dostopom VPN.

Preverjanje pristnosti in nadzor dostopa sta pomembna

Za mobilna tiskalna okolja je ta korak pomemben. Najbolje je, da nastavite dostop na podlagi opravil, omejite pravice tiskanja glede na naloge ali oddelek. Pomembno je, da uporabljate večkratne načine preverjanja pristnosti, vključno s kodo PIN, karticami in gesli. 

Izzivi, ki jih je treba premagati

Če ste majhno ali srednje veliko podjetje, boste morda že od samega začetka naleteli na najpogostejše ovire pri mobilnem tiskanju. Ni treba skrbeti zanje in sistematično premagovati te izzive korak za korakom.

V prvem koraku je pomembno varno tiskanje in zmanjšanje varnostnih tveganj, zlasti ko gre za občutljive dokumente podjetja. Če je mogoče, obravnavajte združljivost naprave že od samega začetka.

Podjetja običajno uporabljajo kombinacijo naprav in operacijskih sistemov, kar otežuje združljivost. Različni pametni telefoni, različni tablični računalniki, različni modeli tiskalnikov. Zato včasih tudi najboljše rešitve za mobilno tiskanje ne delujejo.

Ne držite svojega oddelka za IT na nogah. Zadnja stvar, ki jo želite, je, da preobremenite svojo ekipo za IT z odvečnim odpravljanjem težav. Če izberete pravo programsko opremo za mobilno tiskanje, odvzamete delo IT ekipi.

Nadgradnje opreme, v katere ne želite vlagati. Nekatera mala in srednje velika podjetja pogosto uporabljajo starejše tiskalnike, ki niso združljivi s sodobnim mobilnim tiskanjem. Na žalost se naložbi ne morejo izogniti. Na koncu se bodo morali odločiti, ali stroški učinkovitosti tiskanja odtehtajo naložbe v novo strojno opremo.

Z vsem tem v podjetju boste zaposlenim omogočili tiskanje iz mobilnih naprav kjer koli, ne glede na to, ali delajo od doma, v hibridnem delu ali na poti. Dosegljivi bodo in sposobni opravljati delovne naloge z mobilnim tiskanjem.

Ne pozabite izbrati prave strategije optimizacije stroškov, medtem ko vse to počnete. Danes je tudi sprejetje rešitev za umetno inteligenco in oblak nagnjeno k iskanju najboljših rešitev. Orodja Ai že lahko analizirajo vzorce uporabe naprav v podjetju, povezanem s tiskanjem, in predlagajo različne ukrepe za zmanjšanje stroškov tiskanja.

Nazadnje, poleg vse varnosti podjetja, ne pozabite na človeški dejavnik in zaposlenim razložite varnostne protokole in da je pri uporabi lastne opreme potrebna varnost tudi na tej ravni.