Hibridno tiskanje: strategija za sodobno delovno mesto

Delo od doma in hibridno delo postajata vse bolj priljubljen sistem dela, pri čemer se zaposleni selijo med domom in pisarno. Številna podjetja še vedno potrebujejo rešitve za tiskanje v oblaku, ki lahko prenesejo novo hibridno pisarno, kjer skoraj polovica zaposlenih dela od doma. Kako narediti hibridno tiskanje stroškovno učinkovito, uporabniku prijazno in varno? Če boste v prihodnosti uporabljali ali želeli uporabljati hibridni model dela, se boste slej ko prej morali soočiti z nekaterimi stvarmi. Hibridno delo zahteva nov pristop k tiskanju, kjer so glavne točke varnost, upravljanje, prilagodljivost in splošna optimizacija.

vir: canva

Optimizacija rešitev tiskanja na daljavo

Največji izzivi, povezani s tiskanjem, na katere lahko naletite pri hibridnem delu, so: razpoložljivost, varnost in upravljanje. Uporabniki morajo imeti možnost tiskanja na kateri koli napravi, ne glede na to, ali so v pisarni ali v domačem omrežju. To morajo storiti varno, sistemski skrbniki pa morajo imeti možnost slediti in spremljati vse dejavnosti tiskanja, tako kot vsaka običajna pisarna. Treba je najti najbolj idealno rešitev med razpoložljivostjo, varnostjo in upravljanjem. Zato se morate osredotočiti na nekaj bistvenih stvari.

Nadzor avtentikacije in šifriranje od konca do konca

Oddaljeno, centralizirano upravljanje tiskanja

Rešitve za tiskanje v oblaku

Mobilno in BYOD tiskanje

Popolna administracija in revizija

Varnost tiskanja za hibridno delo

Varnost je stvar, ki je v hibridnih pisarnah eden najpomembnejših dejavnikov. Več kot 45 % organizacij je med pandemijo doživelo varnostni incident zaradi dela na daljavo. Če torej želite varno tiskati v hibridnem okolju, se morate osredotočiti na varnost tiskanja, šifriranje od konca do konca na vseh napravah ter temeljit nadzor dostopa in dovoljenj. Sliši se depresivno, a za vse nastavitve in nadzor lahko poskrbite s pravo programsko opremo za upravljanje tiskanja.

vir: canva

Zmanjšanje tveganj BYOD

Če želite iti po poti BYOD (prinesite svojo napravo), boste potrebovali trdno strategijo upravljanja mobilnih naprav (MDM). To pomeni rešitev za tiskanje, ki podpira več operacijskih sistemov in daje sistemskim skrbnikom nadzor nad uporabniškim dostopom, varnostjo končne točke, uvajanjem gonilnikov in odpravljanjem težav. Če zaposleni pusti svoj mobilni telefon v javnem prevozu ali taksiju, morate imeti možnost, da ga na daljavo zaklenete iz omrežja. Pomembna točka je stopnja podrobnosti.

Vaša strategija MDM mora določiti varnostne zahteve za uporabnike, sprejemljive standarde uporabe in opredeliti, katere naprave in operacijski sistemi dejansko podpirajo tiskalnike. Potrebovali boste tudi neprebojno omrežno infrastrukturo z VLAN-ji ali ločenimi SSID-ji za izolacijo naprav BYOD od glavnega omrežja. Nekatere od teh so običajne stvari, vendar je dobro uporabiti specializirano programsko opremo za upravljanje tiskanja za preverjanje pristnosti vašega tiskalniškega omrežja (z uporabo LDAP ali SSO).

Uporaba analitike

V hibridnih delovnih okoljih je analitika zelo pomembna. Upoštevati morate, da vaša delovna IT ekipa deluje v določenem položaju: polovica njihove omrežne infrastrukture ni v prostorih podjetja. Zato je pomembno analizirati vedenje uporabnikov in vzorce tiskalnikov, da optimizirate namestitev tiskalnika in zmanjšate nepotrebno tiskanje. Navsezadnje vam zmožnosti revizije in poročanja pomagajo pri odločanju o številkah tiskalnikov, lokacijah, nastavitvah in dostopu uporabnikov. Je učinkovito orodje za prestrezanje čezmernega ali nepooblaščenega tiskanja v omrežju.

Sistem upravljanja s potrošnim materialom za tisk

Če vaše podjetje nudi tiskalniške potrebščine za domačo pisarno, razmislite o uvedbi ustreznega sistema za upravljanje zalog, da zagotovite, da imajo vaši zaposleni vse, kar potrebujejo za tiskanje. To je eden od izzivov hibridnega delovnega mesta: vzdrževati morate dosledne in skladne standarde strojne opreme ne samo v pisarni sami, ampak tudi na domovih zaposlenih. Seveda lahko najboljša hibridna omrežja združujejo varnost z robustnimi uporabniškimi funkcijami, tako da lahko uporabniki sami prevzamejo nadzor nad svojim tiskanjem (namesto da bi IT nagajali z neskončnimi vstopnicami in e-pošto).

Optimizacija stroškov za hibridno tiskanje

Dobra rešitev je implementacija hibridnih kvot za tiskanje in omejitev strani, da ohranite svoje hibridno okolje pod nadzorom. To nas pripelje nazaj k analitiki. Bolj kot imajo vaši sistemski skrbniki preglednost in več ko vedo o tiskalskih navadah vaših uporabnikov, učinkovitejše bodo te vrste pravilnikov. Učinkovito je nastaviti nekaj osnovnih nastavitev tiskanja, kot je samodejno dvostransko in črno-belo tiskanje, da prihranite vire in energijo.

Težave z združljivostjo in njihove rešitve

Težave z združljivostjo so pogost dejavnik, ko gre za hibridno delo. Tem težavam se lahko izognete tako, da izberete ustrezne agnostične rešitve za napravo in operacijski sistem. Z uporabo priljubljene platforme za tiskanje v oblaku postopoma zmanjšujete težave z združljivostjo. Razmestite lahko tudi univerzalne tiskalniške gonilnike, ki podpirajo več modelov in znamk tiskalnikov. To poenostavi postopek za uporabnike in poveča število združljivih končnih naprav.

Kako čim bolj poenostaviti daljinsko upravljanje tiskanja

Hibridno tiskanje brez centraliziranega upravljanja lahko povzroči zmedo, ki je ne želite. Idealna nastavitev je ena sama nadzorna plošča, ki sistemskim skrbnikom omogoča oddaljen nadzor, upravljanje in odpravljanje težav z vsemi tiskalniki in napravami. Je povzetek vsega, od uvajanja gonilnikov do posodobitev požarnega zidu končne točke in varnostnih popravkov. Če želite zmanjšati čas nedelovanja sistema, uporabite orodja za oddaljeni nadzor, ki lahko zaznajo težave, kot je nizka tonerja ali zastoji papirja.

Vsako hibridno delovno okolje in delovno okolje na daljavo je varno samo toliko, kolikor ga sami naredite. Pomemben je centraliziran administrativni nadzor s poudarkom na varnosti, spremljanju naprav in nenazadnje izobraževanju uporabnikov. Največ težav je povezanih z odpovedjo »človeškega faktorja«, torej uporabnika samega. Zato je pomembno vključiti visoko ozaveščeno in varnostno usposabljanje v delovno skupnost, ki se ukvarja s hibridnim tiskanjem znotraj Ministrstva za notranje zadeve. Bolj kot so vaši zaposleni obveščeni o teh stvareh, varnejša in bolj gladka bo vaša hibridna pisarna. Ustvarite uspešno strategijo za preoblikovanje tiska v hibridno okolje.